Debiteurenbeheer

Een goed uitgevoerd debiteurenbeheer voorkomt wanbetaling op korte en langere termijn. Maar wat houdt debiteurenbeheer precies in? Wat zijn de belangrijke stappen en wat zijn de tips voor goed uitgevoerd debiteurenbeheer.

Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer omvat alle activiteiten die erop gericht zijn debiteuren c.q. klanten op tijd te laten betalen. Debiteurenbeheer begint al bij de order aanname omdat dan de klant op kredietrisico kan worden gescreend. Daarnaast is een goede overeenkomst en algemene voorwaarden ook van belang voor een goed betalingsgedrag van klanten. Echter de meeste tijd wordt besteed aan het herinneren, nabellen en communiceren met klanten die achterstallige rekeningen hebben. Pas nadat het eigen debiteurenbeheer geen resultaten biedt, kan een incassoprocedure worden overwogen. Daar zijn immers weer extra kosten mee gemoeid. En ook een externe incassoprocedure kost tijd en aandacht. Goed debieturenbeheer voorkomt deze kosten en bovendien staat het geld dan sneller op de rekening.

Tips voor debiteurenbeheer

Hieronder staan enkele tips vermeld die u kan gebruiken voor het uitvoeren van debiteurenbeheer:

1. zorg voor goede algemene voorwaarden en overeenkomsten en laat deze screenen door een jurist of gespecialiseerde advocaat
2. zorg voor een goede administratie en werk de betalingen van klanten frequent bij zodat u altijd over een actueel debiteurenoverzicht beschikt
3. maak gebruik van een goede brieven voor:
   1. een eerste herinnering
   2. een tweede herinnering
   3. een aanmaning
   4. een ingebrekestelling
4. richt een goede tijdsvolgorderijke procedure in voor het het versturen van de brieven
5. leg ook telefonisch contact zodat duidelijk wordt welke reden er is voor de uitgestelde betaling
6. leg alle afspraken en toezeggingen goed vast en agendeer deze zodat de wanbetaler weet dat u er bovenop zit
7. reageer adequaat en direct bij mogelijke betwistingen. Los de klacht direct op zodat er snel betaald kan worden.
8. stel duidelijke grenzen aan de incassoprocedure en ook hoogte van bedragen
9. voorkom verder oplopende schade door tijdige de dienstverlening te staken
10. maak gebruik van een goed incassobureau, goede gerechtsdeurwaarder of advocaat en gebruik deze namen ook in de eigen procedure
11. zorg ten alle tijde voor een compleet dossier van alle gemaakte afspraken en overeenkomsten
12. train uzelf of uw medewerkers in debiteurenbeheer en gespreksvoering en voorkom de meest gemaakte fouten.

Kosten van debiteurenbeheer

Uiteraard is het vervelend om tijd en geld te spenderen aan debiteurenbeheer. Het is echter wel noodzakelijk en levert u ook weer geld op. Mogelijke opbrengsten zijn:

1. het voorkomen van afschrijvingen op debiteuren. Stel dat u het percentage afschrijving van 5% naar 3% kunt terugbrengen, wat levert u dat op
2. het eerder vrijkomen van gelden voor investeringen of winstuitkeringen
3. het besparen op de rente van financiering
4. rente en wettelijke incassokosten die mogen worden berekend

Als u niet te veel tijd en geld wil besteden aan debiteurenbeheer, draag uw vordering dan op tijd over aan een incassobureau. In de regel werken zij efficiënter en boeken sneller succes dan u omdat het hun vak is.

Op tijd overdragen aan een incassobureau

Essentieel punt in het proces is de overdracht aan een incassobureau. Daarmee geeft u aan, dat uw grenzen zijn bereikt en het dossier aan een professional te hebben overgedragen. Als een debiteur dan nog betaald, lopen de kosten alleen maar nog meer op. Een incassobureau weet dat prima duidelijk te maken. Aan het inschakelen van een incassobureau zitten echter ook kosten. Via het formulier op de rechterzijde, kunt u vrijblijvend meer informatie en offertes ontvangen.